המדריך המלא להקמת ומעבר משרדים - שלב ראשון: ייזום, הגדרת תקציב ואיתור נכס 

המדריך המלא להקמת ומעבר משרדים - שלב ראשון: ייזום, הגדרת תקציב ואיתור נכס

רובם המכריע של המבקשים לאתר משרדים חדשים מגדירים שטח נכס דרוש על פי הערכת "אצבע" ולא על פי תהליך סדור ומוגדר. זאת הטעות הראשונה שגוררת אחריה אילוצים רבים, הוצאות לא מתוכננות והתפשרויות שאינן מחויבות המציאות.

התהליך הנכון לאיתור נכס מתחיל בשני אלמנטים קריטיים:

• הגדרת הצרכים הפונקציונאליים אותם המשרד עתיד לשרת ומכאן גזירת וחישוב שטח המשרד המינימאלי/אופטימאלי - הכנת פרוגרמה.
• גיבוש תקציב המותאם לגודל המשרד החדש, המתייחס גם לתקציב השיפוץ הדרוש להתאמת הנכס (במידה והשוכר ממן זאת באופן מלא או חלקי), עלויות התאמת רהוט, הקמת חדר מחשב/תקשורת במידת הצורך, גובה הארנונה, עלות דמי הניהול בבניין, בחינת דרכי הגישה, פתרונות חניה וכדומה.

בבואנו להעריך את שטח המשרד הדרוש לנו, עלינו למפות, לאפיין ולקבל החלטות כגון: מספר חדרי העבודה הדרושים, האם וכמה מהם הם חללים פתוחים (Open space), האם חלק מהחדרים משרתים יותר מעובד אחד, כמה חדרים מיועדים לעובד בודד, כמה חדרי עבודה מיועדים להנהלה, חדרי ישיבות, חדרי המתנה/אירוח/לובי וכדומה.

בנוסף, יש להגדיר כמה עמדות קבלה יהיו במשרד (אחת או יותר), להגדיר שטח מטבחון (בהתאם לכמות העובדים במשרד), חדרי תקשורת, חדרי אחסון, חדרי מדפסות, האם השירותים יהיו בתוך המשרד או מחוצה לו, (האם קיימת הפרדה בין חדרי שירותים לגברים ונשים) וכדומה.
בנוסף, יש לקחת בחשבון מסדרונות, דרכי מילוט ויציאות חירום.

חשוב להתייחס בתכנון גם בהסתכלות ארוכת טווח לגבי האפשרות לצמיחה או צמצום במצבת כח האדם והגמישות הפונקציונאלית של החללים.

שימו לב כי שטח המשרד שיוצג לכם על ידי המשכיר הוא ברוטו (כולל שטחים ציבורים עליהם תדרשו לשם דמי ניהול) ולא שטח נטו המיועד לתכנון ואכלוס המשרד המיועד.

לחלק מן הסעיפים שהזכרנו קיימות הגדרות ברורות של הרשויות לגדלים מינימאליים ובהם יש להתחשב ללא אפשרות לסטייה.
רק תכנון מוקדם ומוגדר כפי שתואר, יאפשר לנו להעריך נכונה את שטח המשרד המינימאלי הדרוש לנו ומכאן אפשר להתקדם לשלב הביניים הבא- בניית מסגרת התקציב.
טיפים לבניית תקציב:
רבים מעריכים בהערכת חסר משמעותית את העלויות הנדרשות לשיפוץ משרד או התאמתו לקראת האכלוס. הדבר מושפע בראש ובראשונה האם הנכס יותאם לשוכר על ידי המשכיר או השוכר יישא בעלויות ההתאמה בעצמו.
על קצה המזלג ולשם המחשה בלבד, פרוק משרד קיים בשטח של כ 500 מ"ר (פרוק פרקט, שטיחי קיר, פרוק קירות גבס או בלוקים, פרוק כל תשתית החשמל הקיימות, פרוק תקרות וכדומה), יכולים להגיע לעלות של כ 50,000 ש"ח וכוללים גם את פינוי הפסולות במכולות.
ריצוף משרד בשטח של 500 מ"ר בהנחת עבודה של עלות פרקט ברמת שחיקה גבוהה (לכל הפחות AC4) נעה מעלות מינימאלית הקרובה ל 100 ש"ח למטר + התקנה בעלות של כ 30 ש"ח למ"ר. העלות הכוללת של הנחת הפרקט תגיע במקרה זה לאזור ה 65,000 ש"ח.
בתכנון התקציב יש כמובן מרכיבים רבים נוספים אותם נתאר בהמשך.
בנוסף, יש לקחת בחשבון עלויות יועצים כגון: מעצב/ת פנים, יועצי חשמל ותאורה, תקשורת, מיזוג, בטיחות, מערכות מתח נמוך (גילוי אש), כיבוי אש וכדומה.

המדריך המלא להקמת ומעבר משרדים - שלב שני: חתימת החוזה ומפרט טכני

המדריך המלא להקמת ומעבר משרדים - שלב שלישי: תכנון המשרד - עיצוב פנים